Les difficultés liées aux paiements interentreprises
Gérer un compte prorata et un compte interentreprises, c’est gérer le recouvrement de multiples petites sommes. Le montant moyen des appels de fonds émis par SAEBTP depuis le début de son activité est de l’ordre de 500 €.
Chaque recouvrement nécessite les actions suivantes :
- pour l’entreprise gestionnaire :
- émission d’une facture d’appel de fonds
- enregistrement en comptabilité de cette facture
- encaissement du paiement
- enregistrement du paiement dans le tableau des recettes du compte prorata ou du compte interentreprises
- vérification du bon encaissement de tous les appels de fonds
- relances pour les entreprises qui tardent à payer
- pour les autres entreprises :
- émission du chèque ou du virement pour le règlement
- enregistrement en comptabilité
- réponse aux relances
Pour un chantier à 1 000 000 € avec un budget de compte prorata de 15 000 €, ces opérations devront être répétées 30 fois en moyenne. Quand tout se passe bien, cela représente déjà un temps passé conséquent, les entreprises du BTP n’ayant en général par les outils pour effectuer ces opérations efficacement.
Quand il y a des difficultés de règlement (sur tous les où elle intervient, SAEBTP a du relancer une ou plusieurs entreprises…), le temps passé augmente considérablement, et le risque d’impayé est réel pour le gestionnaire.
La solution proposée par SAEBTP
Pour résoudre ces difficultés, SAEBTP propose d’intégrer les paiements interentreprises aux flux financiers des marchés de travaux.
Le rôle du Maître d’Oeuvre et du Maître d’Ouvrage :
- Annexer la convention de gestion du compte prorata et du compte interentreprises proposée par SAEBTP au CCAP des marchés de travaux, ce qui la rend contractuelle
- Sur chaque certificat de paiement, selon les indications fournies chaque mois par SAEBTP :
- Effectuer une retenue selon le budget prévisionnel de compte prorata proposé par SAEBTP (par exemple 1,50% du montant)
- Ajouter les sommes à rembourser aux entreprises qui engagent les dépenses pour le compte prorata ou le compte interentreprises
- Retenir les sommes dues au titre des dépenses interentreprises
Ce sont les entreprises qui continuent d’engager les dépenses pour le compte prorata et le compte interentreprises (elles sont rémunérées pour cela). Cette solution ne génère donc que peu de travail supplémentaire pour le Maître d’Ouvrage et le Maître d’Oeuvre.
Quand une dépense doit être engagée, au titre du compte prorata ou du compte interentreprises, le Maître d’Oeuvre en informe SAEBTP par téléphone ou par courrier électronique. SAEBTP mène alors les actions suivantes :
- formaliser la décision, et la faire si nécessaire valider par le comité de contrôle
- faire établir les devis correspondants si nécessaire
- faire valider les devis
- faire valider la facture une fois la prestation effectuée
- l’inscrire au compte prorata ou au compte interentreprises, avec la répartition décidée au moment de l’engagement de la dépense
Tous les acteurs du chantier sont gagnants
Le cadre juridique est sécurisé.
Les décisions sont formalisées par SAEBTP : elle ne sont donc plus contestées dans la suite du chantier.
Les paiements interentreprises sont intégrés aux situations de travaux : les entreprises qui engagent des dépenses sont sûres d’être payées dès lors que les dépenses ont été validées.
Les tâches administratives liées aux règlements de multiples petites sommes sont supprimées.
Les conflits liés aux difficultés de paiements du compte prorata et du compte interentreprises disparaissent : le Maître d’Oeuvre et le Maître d’Ouvrage ne sont plus sollicités pour les arbitrer.
SAEBTP s’intègre à l’organisation de chacun de ses clients, pour que cette gestion puisse se faire sans que le Maître d’Ouvrage et le Maître d’Oeuvre n’aient à y passer plus de temps que sur les autres chantiers. Une fois le processus mis en place, tous les acteurs du chantier gagnent du temps.
Tout savoir sur nos prestations : prorata-btp.fr