Les risques et les enjeux liés au compte prorata pour les gestionnaires

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Les risques et les enjeux pour le gestionnaire du compte prorata

Les impayés

L'enjeu du compte prorata est de répartir les dépenses communes entre toutes les entreprises intervenant sur le chantier. Cependant, c'est très souvent le gestionnaire du compte prorata qui fait les avances de fonds correspondant à ces dépenses.

Les autres entreprises considèrent comme normal que leurs équipes trouvent sur le chantier de l'eau, de l'électricité, une base vie qui fonctionne... mais quand il faut payer pour ces prestations, certaines trainent des pieds. La part qui n'est pas payée par une entreprise est supportée au mieux par l'ensemble des autres entreprises si l'impayé est traité suffisamment tôt pour être intégré au compte prorata. Mais dans les faits, c'est souvent le gestionnaire seul qui en fait les frais.

Le temps passé

L'autre difficulté de la gestion des comptes prorata, c'est qu'il faut recouvrer une multiplicité de petites sommes, contrairement aux situations de travaux, qui sont peu nombreuses et représentent des gros montants. Les gestionnaires de comptes prorata ont ainsi tendance à ne pas mener les actions nécessaires pour recouvrer les sommes dues, ce qui représente une perte nette pour leur entreprise.

Pour ne pas se perdre dans le recouvrement de ces multiples sommes, il est donc important de mettre en place un processus de gestion rigoureux des comptes prorata de chantier. Ce processus comprend :

  • la mise en place d'une convention de gestion pour chaque compte prorata, à faire signer par les différentes entreprises (pour faciliter la signature des conventions, SAEBTP utilise la plateforme de signatures électroniques sécurisées Docusign)
  • un dispositif de gestion aussi simple que possible : réduire le nombre des appels de fonds et supprimer les petites sommes
  • un dispositif de recouvrement des impayés, inclus dans la convention de gestion du compte prorata

Pour réponde à ces besoins, SAEBTP a développé des outils et méthodes spécifiques pour la gestion des comptes prorata de chantier.

Exemple chiffré

Pour une entreprise de taille moyenne :

Exemple gestion comptes prorata

Recouvrer les sommes à collecter (75 000 à 150 000 €) nécessite une multiplicité de tâches :

Tâches gestion comptes prorata

En suivant bien le compte prorata, vous évitez que des frais indus n'y soient affectés. Vous réalisez des économies importantes :

Economies gestion comptes prorata

Spécialisée dans la gestion des comptes prorata, SAEBTP a mis au point des méthodes pour gérer efficacement et au plus juste les comptes prorata de chantier. Le gestionnaire et toutes les entreprises bénéficient des économies réalisées sur les dépenses communes de chantier, et gagnent un temps précieux qu'ils peuvent consacrer à leur coeur de métier : construire !

 

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