La répartition des dépenses entre les différents lots

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Quel mode de répartition des dépenses ?

Dépenses de compte prorata

L'idée de départ pour la mise en place des comptes prorata était de répartir les dépenses communes de chantier qu'il n'était pas possible de chiffrer lors de l'élaboration des offres (consommations d'eau, d'électricité, de téléphone...) entre les entreprises suivant une clef de répartition simple (les ordinateurs n'existaient pas à cette époque là, ni les calculatrices électroniques...). Il a ainsi été décidé de les répartir au prorata du montant de chaque lot.

Ce mode de répartition est cependant perçu comme injuste par bien des entreprises :

  • celles qui ont une forte part de fourniture et un très faible temps de présence sur les chantiers (par exemple : lot menuiseries extérieures ou lot ascenseur sur les chantier de bâtiment, lots équipements techniques sur les chantiers industriels...) trouvent à juste titre que la participation au compte prorata qui leur est demandée est beaucoup trop importante comparée au service qui leur est rendu
  • les entreprises qui interviennent au tout début ou tout à la fin du chantier (entreprises de démolition, de désamiantage, lot VRD...) bénéficient très peu des services du compte prorata et demandent souvent à en être exclus, ce qui n'est pas toujours justifié ni/ou accepté
  • les entreprises qui travaillent proprement trouvent anormal de devoir payer des nettoyages intermédiaires imposés par le Maître d'Oeuvre au compte prorata, à cause de 2 ou 3 entreprises qui ne jouent pas le jeu (ces dépenses devraient être affectées au compte interentreprises, au débit des entreprises fautives)
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Ce mode de répartition des dépenses est donc la cause de beaucoup de temps perdu en contestations et de retards de paiements.

SAEBTP propose dans sa convention de définir :

  • une répartition des lots par groupes (lots de structures, lots de second oeuvre, lots techniques, lots extérieurs...), certaines catégories de dépenses étant affectées à certains groupes uniquement
  • des coefficient minorateurs pour certains lots, permettant ainsi de tenir compte du temps de présence estimé pour les lots techniques (ascensoriste, menuiseries extérieures...)
  • donner la possibilité aux entreprises de décider l'affectation des dépenses non prévues à la convention

Ce mode de répartition est plus complexe que la simple répartition au prorata des marchés, mais il est plus juste et donc mieux accepté par les entreprises.

Dépenses interentreprises

Par définition, les dépenses interentreprises ne concernent qu'une partie des entreprises du chantier. La répartition doit être faite au cas par cas, entre les entreprises concernées selon une décision prise par les entreprises et/ou la maîtrise d'oeuvre et/ou la maîtrise d'ouvrage.

SAEBTP peut utiliser plusieurs clefs de répartition des dépenses :

  • entre les entreprises concernées, au prorata respectifs de leurs montants de marché
  • entre les entreprises concernées, selon des pourcentages définis par les entreprises et/ou la maîtrise d'oeuvre et/ou la maîtrise d'ouvrage
  • entre les entreprises concernées, selon des montants définis

Dans le cas d'un accord amiable entre les entreprises, SAEBTP s'assure que l'accord a bien été formalisé (ie qu'un bon de commande est signé par les entreprises utilisatrices de la prestation). Lors de la présentation de la facture, SAEBTP inscrit les sommes dues au débit de chaque entreprise concernée selon la clef de répartition définie dans l'accord, et au crédit de l'entreprise ayant engagé la dépense.

Dans le cas d'un accord décidé par la maîtrise d'oeuvre et/ou la maîtrise d'ouvrage, SAEBTP formalise la décision prise et applique la répartition décidée quand la facture lui est présentée.

Gestion de la répartition des dépenses

SAEBTP sait gérer simplement la complexité induite par cette multiplicité de modes de répartition, sans que cela ne fasse perdre de temps ni aux entreprises, ni à la maîtrise d'ouvrage ou à la maîtrise d'oeuvre.

Pour chaque dépense, SAEBTP consulte par courrier électronique ou par téléphone les acteurs impliqués, puis formalise la décision prise.

Chaque dépense est ensuite répartie lors de sa saisie. Sur simple demande, SAEBTP est à même de communiquer en temps réel un état des dépenses et recettes du compte prorata et du compte interentreprises du chantier, indiquant le solde prévisionnel de chaque entreprise.

Retrouvez la liste de nos articles sur nos solutions de gestion du compte prorata et du compte interentreprises pour les Maîtres d’Ouvrage et les Maîtres d’œuvre


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