Les décisions relatives au compte prorata
Le comité de contrôle prévu par la norme NF P03-001
La norme NF P03-001 Annexe C prévoit, en l’absence d’accord particulier, la mise en place d’un comité de contrôle du compte prorata, composé d’un nombre impair de membres dont :
- un représentant du groupe des lots de structure
- un représentant du groupe des lots de second oeuvre
- un représentant du groupe des lots d’équipement
Nota : la norme NF P03-001 ne définit pas précisément la composition des groupes de lots, qui peut elle même être contestée.
Une fois mis en place, c’est le comité de contrôle qui a le pouvoir de prendre toutes les décisions relatives au compte prorata. Les entreprises qui n’en font pas partie n’ont théoriquement plus voix au chapitre.
Le comité de contrôle tel qu’il fonctionne en pratique
Concrètement, sur les chantiers que nous gérons, le comité de contrôle ne fonctionne pas de la façon prévue par la norme NF P03-001.
La notion de groupe n’est souvent pas appliquée, les entreprises membre du comité de contrôle étant choisies par l’ensemble des entreprises présentes lors de la réunion de mise en place du compte prorata.
Les entreprises qui sont en désaccord avec les dépenses portées au compte prorata s’expriment même si elles ne font pas partie du comité de contrôle, et cela nous semble plutôt sain.
Sur les chantiers avec moins de 15 intervenants, nous proposons donc un mode de décision alternatif.
La solution SAEBTP : le vote à la majorité qualifiée
Pour que toutes les entreprises soient impliquées dans les décisions du comité de contrôle, nous proposons que toutes les entreprises participant au compte prorata fassent partie du comité de contrôle. Les décisions à prendre sont alors prises à la majorité qualifiée.
La majorité qualifiée est atteinte lorsqu’une décision est acceptée par 50% ou plus des entreprises participant au compte prorata, représentant plus de 50% des montants des marchés de travaux de l’opération.
Concrètement, lorsque ce mode de décision est prévu dans la convention de gestion du compte prorata, tout acteur du chantier souhaitant faire voter une décision concernant le compte prorata transmet sa demande par courrier électronique ou par téléphone à SAEBTP.
SAEBTP réunit les éléments nécessaires à la prise de décision, puis soumet la décision au vote de l’ensemble des entreprises par courrier électronique. Le délai normal de réponse est de 2 semaines, mais ce délai peut être réduit si cela est nécessaire pour assurer la poursuite du chantier dans de bonnes conditions.
Pour ne pas bloquer la prise de décision, les entreprises qui ne répondent pas dans le délai sont considérées comme ayant accepté la proposition.
A l’issue du délai, SAEBTP annonce aux acteurs concernés le résultat du vote des entreprises, et modifie si nécessaire les inscriptions du compte prorata.
Les décisions relatives au compte interentreprises
Les décisions relatives au compte interentreprises ne concernent pas nécessairement toutes les entreprises du chantier.
Lorsque les dépenses interentreprises résultent d’un accord amiable entre certaines entreprises du chantier, SAEBTP formalise l’accord selon les indications qui lui ont été fournies, en s’assurant qu’il est bien signé par toutes les entreprises concernées. SAEBTP applique ensuite les décisions telles qu’elles sont formulées dans l’accord.
Lorsque les dépenses interentreprises proviennent d’une intervention de la maîtrise d’oeuvre suite au non-respect de ses obligations par une ou plusieurs entreprises du chantier, SAEBTP impute la dépense au débit des entreprises concernées selon les indications de la maîtrise d’oeuvre.
La prise de décisions est donc plus simple.
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