En fin de chantier – le règlement du compte prorata

Le règlement des chantiers dans le cas d’une gestion des dépenses au réel

Les dépenses et les recettes sont notées tout au long du chantier dans un tableau de suivi du compte prorata.

En fin de chantier, pour solder le compte prorata, il faut que les recettes HT du comptes prorata soient égales à ses dépenses HT.

Le règlement du compte prorata se déroule en plusieurs étapes, qui suivent la réception des travaux.

Au plus tard 15 jours après la réception des travaux, les entreprises communiquent au gestionnaire du compte prorata les dernières factures à prendre en compte. Celui-ci les soumet si nécessaire à l’accord du comité de contrôle, et les intègre au tableau de suivi selon leur clef de répartition éventuelle.

Le gestionnaire du compte prorata demande au Maître d’Oeuvre ou au Maître d’Ouvrage de lui communiquer le tableau récapitulatif des montants des travaux réalisés par chaque entreprise.

Sur cette base, le gestionnaire peut répartir dans le tableau de suivi la contribution de chaque entreprise pour les différentes factures, en tenant compte de la clef de répartition décidée pour chacune d’entre elles (répartition au prorata des montants des travaux réalisés par chaque entreprise, ou répartition selon une clef spécifique établie par le comité de contrôle). Il connaît alors le montant exacte à facturer à chaque entreprise au titre du compte prorata.

En fonction des acomptes versés par chaque entreprise, le gestionnaire connaît le montant dû par chacune d’entre elles. Il établit alors un tableau récapitulatif des dépenses et recettes du compte prorata, qu’il communique à toutes les entreprises pour qu’elles puissent faire leurs observations.

Pour les entreprises débitrices, il leur demande de payer au plus vite les sommes dues. Si elles ne s’exécutent pas, le gestionnaire met alors en oeuvre l’une des procédures de recouvrement des impayés décrites dans la convention de gestion du compte prorata. Il est important de mener les actions de recouvrement le plus tôt possible, car le délai de recouvrement peut bloquer le paiement des DGD par le Maître d’Ouvrage.

Une fois que l’ensemble des sommes dues a été payé (et seulement à ce moment là), le gestionnaire peut alors

• • rembourser les entreprises ayant versé une contribution excédentaire

• • établir pour toutes les entreprises la factures de leur quote-part du compte prorata

• leur transmettre leur quitus du compte prorata, avec copie au Maître d’Ouvrage et au Maître d’Oeuvre

Si le gestionnaire transmettait les quitus aux entreprises à jour avant d’avoir recouvré l’ensemble des sommes dues, il serait seul à supporter les conséquences d’un éventuel impayé. Il est donc préférable de ne transmettre les quitus, y compris aux entreprises à jour de leur quote-part, qu’après avoir reçu tous les règlements restants, quitte à retarder le paiement des DGD par le Maître d’Ouvrage.

Le règlement des chantiers dans le cas d’une gestion au forfait

Dans le cas d’une gestion des dépenses au forfait, le gestionnaire du compte prorata n’a pas à justifier les dépenses imputées au titre du compte prorata.

Suite à la réception des travaux, le gestionnaire demande donc au Maître d’Oeuvre ou au Maître d’Ouvrage de lui communiquer le montant des travaux réalisés par toutes les entreprises soumises au compte prorata.

Il vérifie ensuite que les entreprises sont à jour de leurs versements.

Il relance les entreprises en retard de règlement, et met en oeuvre une éventuelle procédure de recouvrement.

Pour les entreprises ayant trop versé au compte prorata, il établit leur quitus et leur rembourse le trop perçu.

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