Les différents types de dépenses du compte prorata

L’article 14.1 de la norme NF P03-001 indique : « Les dépenses d’intérêt commun qui ne correspondent pas à des travaux ou prestations prévus dans les clauses techniques générales et particulières et qui ne sont pas affectées par l’Annexe A ou B du présent document sont inscrites à un compte spécial dit compte prorata géré et réglé comme il est dit en 14.2.

Ne constituent en aucun cas des dépenses d’intérêt commun les fournitures ou ouvrages destinés à être reçus par le maître de l’ouvrage et qui auraient été omis dans les documents du marché. »

L’Annexe A de la norme NF P03-001 stipule : « Dans le cas où une dépense d’intérêt commun ne peut être imputée à un entrepreneur déterminé, elle est portée au débit du compte prorata.

L’affectation ou la répartition des dépenses d’intérêt commun est différente selon qu’il s’agit de dépenses d’équipement, d’entretien ou de fonctionnement. »

Les dépenses d’équipement

La norme NF P03-001 liste dans son Annexe A (travaux neufs) et son Annexe B (travaux sur existants) les dépenses d’équipement qui, par leur caractère prévisible, doivent être prises en charge par un lot déterminé. A titre d’exemple, sont considérées comme des dépenses d’équipement la mise en place de la base-vie (à la charge du lot Gros-oeuvre), de l’éclairage de chantier (lot électricité), …

Ces dépenses d’équipement étant à la charge d’un lot déterminé, elles ne peuvent être portées aux dépenses du compte prorata du chantier.

L’article A.1 de la norme NF P03-001 précise cependant : « Toutes les autres dépenses d’équipement, telles que, par exemple, les branchements provisoires de gaz ou d’air comprimé, les fermetures provisoires de bâtiments, les ascenseurs de chantier ou les dispositifs d’évacuation des gravois, qui, du fait qu’elles n’ont pas un caractère habituel, ne figurent pas dans le tableau, ne pourraient être mises à la charge d’un lot déterminé que par une mention expresse, assortie d’une description, dans les documents particuliers du marché. Toutefois, en cas d’absence d’une telle disposition, le comité de contrôle défini à l’article C.3 de l’annexe C peut décider de porter ces dépenses au débit du compte prorata. »

A noter : les pièces particulières du marché de travaux (CCAP, CCTP commun à tous les lots, PGC, CCTP des différents lots) précisent ou modifient souvent le contenu de l’Annexe A et de l’Annexe B de la norme NF P03-001. Il peut donc y avoir des différences importantes d’un chantier à l’autre.

Les dépenses d’entretien et de fonctionnement

Les dépenses d’entretien et de fonctionnement (nettoyage de la base vie, consommations d’eau et d’électricité…) dépendent de la nature du chantier, du comportement des équipes des différentes entreprises, de facteurs externes comme la météo… Ces dépenses sont par nature imprévisibles et ne peuvent pas être attribuées à un lot particulier : elles ont donc vocation à être portées au compte prorata.

Les dépenses imprévues

En cours de chantier, il arrive fréquemment que le Maître d’Oeuvre ou le Maître d’Ouvrage demandent à ce que le compte prorata prenne en charge certains frais qui apparaissent nécessaires en cours de chantier.

Pour certaines de ces dépenses, il est légitime de les porter au compte prorata. Peuvent être cités par exemple la mise en place de fermetures provisoires des bâtiments pour éviter les dégradations ou les vols pendant le second oeuvre, ou la mise en place de dispositifs de protection d’ouvrages existants, pour éviter qu’ils ne soient dégradés et que leur réparation soit portée au débit du compte prorata. Dans ce cas, il faut simplement que le comité de contrôle valide l’inscription de la dépense au compte prorata.

D’autres dépenses sont parfois demandées par le Maître d’Oeuvre ou le Maître d’Ouvrage, mais leur prise en charge par le compte prorata n’est pas légitime. C’est le cas (hélas fréquent) des nettoyages demandés en cours de chantier parce que certaines entreprises n’évacuent pas leurs déchets, ou la prise en charge de bennes à déchets. Il semblerait alors plus normal que le Maître d’Oeuvre fasse réaliser ces prestations et les fassent payer par les entreprises en défaut.

A défaut, ces dépenses peuvent être portées au compte interentreprises, au débit des entreprises concernées. Il suffit pour cela que la convention de gestion prévoit la gestion des dépenses interentreprises.

Concrètement, si le nettoyage est demandé parce que les entreprises des lots E, G et I n’évacuent pas leurs déchets, le comité de contrôle pourra décider que les frais soient imputés au compte interentreprises, au débit des entreprises E, G et I à hauteur de X % pour chacune.

Les modes de gestion des dépenses de compte prorata

La gestion des dépenses au réel

La gestion des dépenses au réel correspond au cas le plus fréquemment rencontré.

Le gestionnaire établit un tableau de suivi du compte prorata dans lequel il porte les dépenses, et les répartit entre les entreprises au prorata du montant de leur marché (par défaut) ou selon la clef de répartition décidée par le comité de contrôle (cas des dépenses imprévues).

En fin de chantier, la liste des dépenses étant arrêtée, le montant imputé à chaque entreprise est connu. Le gestionnaire demande aux entreprises débitrices de verser le complément de leur quote part et restitue les sommes trop versées aux entreprises concernées, de façon à ce que le total des recettes soit égal au total des dépenses.

Fonctionnement au forfait

Dans un document intitulé « Une autre façon de vivre le compte prorata« , la FFB Haute Garonne indique que le gestionnaire du compte prorata a la possibilité de proposer une gestion du compte prorata au forfait.

Cela signifie que le gestionnaire propose un budget détaillé du compte prorata en début de chantier, indiquant un montant total des frais pris en charge par le compte prorata. Chaque entreprise verse ensuite la quote-part prévue. Le gestionnaire n’a plus besoin de justifier les dépenses enregistrées à la charge du compte prorata, et ne restitue pas en fin de chantier un éventuel trop perçu.

Cette solution a le mérite de simplifier la gestion du compte prorata pour le gestionnaire. Elle nous semble cependant susceptible de générer des conflits sur le chantier : que se passe-t-il si le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Oeuvre demandent à ce que des bennes soient installées parce que certaines entreprises n’évacuent pas leurs déchets ? Le gestionnaire en supportera-t-il seul la charge ? S’opposera-t-il à son client ? Comment parviendra-t-il à se faire payer par l’entreprise en faute ?

Nous ne sommes donc pas très favorables à cette solution.

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