Convention de gestion du compte prorata – les points clefs

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La convention de gestion du compte prorata - les points clefs

La convention de gestion du compte prorata a pour rôle de définir

  • Les parties signataires
  • Les règles de gestion du compte prorata (nom, attribution et rémunération du gestionnaire du compte prorata, composition et rôle du comité de contrôle)
  • Le budget et les règles d'appel de fonds au titre du compte prorata
  • Les procédures de recouvrement en cas de retard de paiement
  • Les dépenses éligibles au titre du compte prorata et leur mode de répartition

En cas de marchés à lots séparés, la convention de gestion du compte prorata constitue le seul lien juridique entre les entreprises qui bénéficieront des dépenses communes de chantier. C'est pour le gestionnaire du compte prorata le seul document sur lequel il pourra s'appuyer pour demander le paiement des sommes dues en cas d'impayé. L'établissement d'une convention de gestion du compte prorata est donc fortement recommandé dès lors que les sommes en jeu commencent à être importantes.

L'Office Général du Bâtiment et des Travaux Publics a actualisé en 2001 sa Directive pour l'établissement, la gestion et le règlement du compte prorata, qui est devenue une convention. Cependant, cette convention ne nous parait pas suffisamment précise sur plusieurs points. Pour les comptes prorata que nous gérons pour nos clients, SAEBTP met donc en place sa propre convention. Passons en revue les points principaux de cette convention.

Parties signataires de la convention de gestion du compte prorata

Certaines entreprises interviennent avant ou après la mise en place des infrastructures de chantier, et n'utilisent donc pas les moyens communs. Il est légitime qu'elles soient exclues du compte prorata. La convention de gestion du compte prorata doit donc comporter la liste de toutes les entreprises participant au compte prorata.

La convention de l'OGBTP ne précise rien concernant les entreprises co-traitantes ou sous-traitantes. Nous indiquons qu'il peut être demandé par le mandataire du lot que ses co-traitants ou ses sous-traitants participent au compte prorata. Ils sont dans ce cas intégrés au tableau de suivi du compte prorata, mais le mandataire reste responsable des paiements. En cas d'impayé, c'est donc à lui de verser la quote-part manquante.

Les règles de gestion du compte prorata

Ce paragraphe précise le nom du gestionnaire du compte prorata, ainsi que la composition du comité de contrôle du compte prorata.

Il précise également le mode de rémunération du gestionnaire (voir à ce sujet notre article sur la rémunération du gestionnaire du compte prorata)

Le budget et les appels de fond du compte prorata

Le mode d'appel de fonds classique basé sur la directive de l'OGBTP repose sur le versement par les entreprises à chaque situation de travaux d'un pourcentage du montant des travaux facturés, égal au budget du compte prorata (souvent entre 1 et 2%). Cela génère de multiples versements de sommes modestes, et il est difficile d'identifier en cours de chantier les entreprises en retard de paiement. Cela complique donc la gestion du compte prorata, et est source de pertes de temps pour le gestionnaire comme pour les entreprises.

SAEBTP propose donc un mode d'approvisionnement du compte prorata différent, basé sur des appels de fonds émis par tranches par le gestionnaire du compte. Cette solution présente les avantages suivants :

  • les appels de fonds sont envoyés par tranches, ce qui permet de réduire le nombre de versements à transmettre par les entreprises
  • les entreprises disposent d'un document écrit qu'elles peuvent intégrer à leur comptabilité ; l'absence de ce document est souvent reprochée au gestionnaire par les entreprises
  • le gestionnaire lance les appels de fonds en fonction de l'état du compte prorata, de façon à ce que son solde reste toujours positif, en appelant en priorité les fonds des entreprises les plus avancées sur le chantier
  • les appels de fond trop faibles sont regroupés, de façon à éviter de multiples versements de petites sommes
  • les entreprises qui ne versent pas leur quote-part suite aux appels de fonds sont facilement identifiées, ce qui permet de recouvrer les sommes dues en cours de chantier, et non après la réception des travaux

La gestion des impayés

En cas d'impayés, la convention de l'OGBTP prévoit que le maitre d'ouvrage peut payer au gestionnaire les sommes dues par l'entreprise en défaut, en les retenant sur le montant de sa situation de travaux. Elle prévoit également le versement d'intérêts moratoires.

Dans les faits, en marché public, il est rare que le maître d'ouvrage accepte de réaliser une telle rétention de fonds. En marchés privés, ça ne fonctionne pas non plus toujours.

SAEBTP prévoit donc cette solution de recouvrement dans sa convention de gestion des comptes prorata, mais nous prévoyons également de pouvoir faire appel à un cabinet de recouvrement.

Le fait de faire appel à un intermédiaire pour les recouvrements difficiles a un coût, de l'ordre de 10 à 15% des sommes dues. Pour que ces frais ne restent pas à la charge du compte prorata, nous prévoyons dans la convention qu'en cas de retard de paiement suite à mise en demeure, l'entreprise en défaut paiera au compte prorata une pénalité de retard de 15% des sommes dues, en sus de ces sommes.

Les dépenses éligibles au compte prorata

La convention de l'OGBTP reprend les tableaux de la norme NF P03-001 établissant une distinction entre les dépenses d'investissement et les dépenses d'entretien ou de fonctionnement. Ces tableaux indiquent de façon détaillée si elles doivent être prises en charge par le compte prorata ou par un lot déterminé.

La convention établie par SAEBTP se base également sur les affectations de dépenses prévues par la norme NF P03-001.

Notre convention prévoit également le cas des dépenses non décrites dans la norme NF P03-001. Pour ces dépenses, elle donne la possibilité au comité de contrôle de mettre en place une clef de répartition, de façon à n'imputer certaines dépenses qu'à une partie des entreprises seulement (voir à ce sujet notre article sur les dépenses du compte prorata).

Retrouvez la liste de nos articles destinés aux gestionnaires de comptes prorata de chantier


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