Bien démarrer la gestion d’un compte prorata de chantier

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Bien démarrer la gestion d'un compte prorata

Les points clefs à faire valider

Par définition, le gestionnaire du compte prorata gère le budget des dépenses communes du chantier pour le compte de toutes les entreprises qui vont l'alimenter. Pour éviter que sa légitimité ne soit contestée en cours de chantier, nous recommandons de faire valider les points suivants au démarrage du chantier, en présence du plus grand nombre possible d'entreprises :

  • le nom des entreprises membres du comité de contrôle du compte prorata
  • le budget du compte prorata
  • le mode d'approvisionnement du compte prorata (versement spontané par les entreprises à chaque situation de travaux, ou appels de fonds par tranches)
  • la rémunération du gestionnaire du compte prorata
  • le taux horaire de la main d'oeuvre employée en régie

Nous recommandons autant que possible au gestionnaire de faire valider ces points lors de la réunion de démarrage du chantier, à laquelle sont généralement convoquées toutes les entreprises en présence du Maître d'Oeuvre et du Maître d'Ouvrage. Si les décisions prises peuvent être notées dans le compte-rendu de cette réunion, c'est un facteur de plus pour limiter les risques de contestation au moment de l'établissement de la convention de gestion du compte prorata.

A défaut, une réunion spécifique ou une consultation par mail peuvent également être organisées.

L'établissement de la convention de gestion du compte prorata

Une fois ces éléments déterminés, la convention de gestion du compte prorata peut être établie et transmise pour signature à toutes les entreprises. Il appartient au gestionnaire de vérifier que les conventions ont bien été signées, et de relancer les entreprises en retard si nécessaire.

Pour faciliter cette étape, SAEBTP utilise une plate-forme de signature électronique en ligne, qui crypte le document signé en enregistrant l'adresse de l'ordinateur utilisé pour la signature. Cela permet d'obtenir un document électronique qui a la même valeur légale qu'une convention papier signée.

Une fois la convention signée par au moins 50% des entreprises représentant 50% des montants de marché, le gestionnaire la transmet pour information au Maître d'Oeuvre et au Maître d'Ouvrage.

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