Les acteurs du compte prorata et du compte interentreprises

La personne chargée de la tenue du compte prorata aussi appelée le gestionnaire

Le compte prorata est tenu par un gestionnaire, appelé « la personne chargée de la tenue du compte prorata » dans la norme NF P03-001.

Il s’agit en général :

• • du mandataire dans le cas d’entrepreneur groupés

• • dans le cas d’entrepreneurs non groupés, de l’entrepreneur du lot principal

• • sur décision du comité de contrôle, un autre entrepreneur peut être substitué à l’entrepreneur du lot principal

• plus rarement, du maître d’oeuvre, de l’OPC ou du maître de l’ouvrage

Le gestionnaire a les attributions suivantes :

• • tenir à jour une comptabilité distincte

• • proposer le budget initial et ses modifications

• • proposer les modalités d’appels de fonds

• • proposer les barèmes de frais de main d’oeuvre et de prix unitaires

• • établir périodiquement l’état des dépenses et recettes et le porter à la connaissance des entrepreneurs

• • informer le maître d’oeuvre et le maître de l’ouvrage de la situation de chaque entreprise vis-à-vis du compte prorata

• établir le décompte final du compte prorata

Ce que n’indique pas la norme NF P03-001, c’est que c’est également le gestionnaire qui règle les dépenses du comptes prorata et qui fait les appels de fonds. En cas d’impayé par l’une des entreprises, c’est généralement le gestionnaire qui est pénalisé.

A la demande du Maître d’Oeuvre et/ou du Maître d’Ouvrage, le gestionnaire du compte prorata est généralement amené à gérer également les dépenses interentreprises, bien qu’elles ne relèvent pas du même cadre juridique.

La gestion du compte prorata prend donc beaucoup de temps au gestionnaire et lui fait subir un risque financier du fait des impayés souvent constatés sur les comptes prorata. SAEBTP a été créée pour venir en aide aux gestionnaires de comptes prorata, leur faire gagner du temps et supprimer le risque d’impayés.

La norme NF P03-001 prévoit une rémunération pour le gestionnaire du compte prorata, que nous commentons dans un autre article.

Le comité de contrôle du compte prorata

Appelé aussi comité de gestion, le comité de contrôle est généralement composé d’un nombre impair de membres.

A défaut d’arrangement particulier, le comité de contrôle comprend :

• • un représentant du ou des lots structure (gros oeuvre, charpente…)

• • un représentant du groupe des lots de second oeuvre

• un représentant du groupe des lots d’équipement

Le comité de contrôle a les attributions suivantes :

• • décider l’engagement des dépenses communes imprévues

• • contrôler la tenue du compte et en cas de contestation accepter ou refuser les factures présentées

• • statuer sur le solde et le règlement du compte prorata

• et plus généralement prendre, dans le cadre du marché, toute décision utile à la détermination des obligations de chaque entrepreneur et à la bonne gestion du compte prorata

L’article C.7 de la norme NF P03-001 précise : « Chaque entrepreneur déclare expressément s’en remettre au comité de contrôle pour la fixation de sa contribution. »

Dans la convention de gestion du compte prorata que SAEBTP met en place, il est prévu que le comité de contrôle puisse appliquer une clef de répartition spécifique pour certaines catégories de dépenses. A titre d’exemple, il devient ainsi possible d’imputer les factures de vidéosurveillance uniquement sur les entreprises de second oeuvre et sur les lots techniques. Cela évite un rejet brutal de prise en charge de la facture et des conflits entre le maître d’oeuvre, le comité de contrôle et les autres entreprises.

Ce mode de pilotage du compte prorata pose cependant certaines difficultés, et SAEBTP propose une solution alternative : intégrer au comité de contrôle toutes les entreprises qui financent le compte prorata et prendre les décisions à la majorité qualifiée.

Nota : le comité de contrôle ne gère que les dépenses du compte prorata. Il n’a pas de rôle dans la gestion des dépenses interentreprises.

Les entreprises qui financent le compte prorata du chantier

Toutes les entreprises qui interviennent sur le chantier sont tenues de mettre à disposition de leurs équipes des installations d’hygiène et de sécurité en bon état. Leurs équipes auront également besoin d’électricité et d’eau pour pouvoir travailler. Pour que cela soit possible, il est nécessaire de financer le compte prorata.

La règle générale est que chaque entreprise intervenant sur le chantier est tenue de participer aux dépenses communes du chantier au prorata du montant de son marché.

Ce mode de répartition des dépenses est cependant perçu comme injuste par bien des entreprises, et génère des conflits et des refus de payer.

Quand la convention de gestion du compte prorata et du compte interentreprises est annexée au CCAP du chantier, SAEBTP peut proposer des solutions alternatives plus justes et mieux acceptées.

Les co-traitants et les sous-traitants

Dans le cas de marchés à lots séparés, chaque entreprise peut décider que ses éventuels co-traitants ou sous-traitants doivent participer au compte prorata.

Il appartient alors au titulaire du lot concerné d’en informer le gestionnaire pour qu’il leur fasse signer la convention de gestion du compte prorata et les intègre au tableau de suivi.

Dans la convention de gestion du compte prorata que SAEBTP met en place, il est cependant précisé que le titulaire du lot reste responsable des paiements par son co-traitant ou son sous-traitant.

Les acteurs extérieurs au compte prorata

Le Maître d’Oeuvre

La gestion du compte prorata et du compte interentreprises étant extérieure aux marchés de travaux, le maître d’oeuvre n’y participe en principe pas.

Pour le compte prorata, la norme NF P03-001 précise dans son article C.3.1 : « Le maître d’oeuvre peut être invité par le comité de contrôle à donner son avis« .

Dans les faits, le maître d’oeuvre peut intervenir sur la gestion du compte prorata du chantier de plusieurs manières :

• • en demandant à ce que telle facture soit prise en charge par le compte prorata (ex : mise en place d’une vidéosurveillance pour éviter les vols sur le chantier)

• en cas de difficulté de paiement au gestionnaire des sommes dues par l’une des entreprises, en demandant au maître de l’ouvrage de retenir les sommes en question sur les situations de travaux

Il n’existe cependant pas de règle générale, les maîtres d’oeuvre réagissant différemment en fonction des situations.

Certains CCAP prévoient qu’en cas de non-exécution de ses obligations par une entreprise, le Maître d’Oeuvre peut lui substituer une autre entreprise. Les règlements correspondants se font alors dans le cadre du compte interentreprises, sous le contrôle du Maître d’Oeuvre.

Le Maître de l’Ouvrage

Comme le Maître d’Oeuuvre, le Maître d’Ouvrage est extérieur à la gestion du compte prorata.

Pour les marchés privés, la norme NF P03-001 lui donne cependant un rôle, puisqu’il est délégué par l’entrepreneur débiteur pour que le gestionnaire reçoive paiement des sommes dues au compte prorata, les sommes étant retenues sur la situation de travaux de l’entrepreneur débiteur.

Là encore, les réactions sont variables : certains Maître d’Ouvrage privés n’hésitent pas à retenir les sommes dues et à les reverser au gestionnaire du compte prorata ; d’autres ne veulent pas s’immiscer dans la gestion du compte prorata.

Pour les marchés publics, la situation est plus compliquée et beaucoup de Maîtres d’Ouvrages considèrent qu’ils ne peuvent légalement pas retenir les sommes dues par une entreprise au titre du compte prorata pour les reverser au gestionnaire.

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